За минулий тиждень в місті зареєстровано 12 шлюбів, 6 розлучень, 54 народження (хлопчиків – 32, дівчаток – 22), 59 померлих

8. Контрольно-координаційна діяльність Управління


8.1. Організація, контроль за виконанням актів органів державної влади (законів України, постанов Верховної Ради України, указів та розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України), наказів Міністра юстиції України, доручень Міністра юстиції України та його заступників, наказів, доручень начальника Головного управління юстиції у Полтавській області та його заступників, начальника Управління.

8.1.1. Контроль за виконанням наказів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Кременчуцького міського управління юстиції.

8.1.2. Відповідальність за виконання протокольних доручень під час наради несе посадова особа, якій надано конкретне доручення.

8.1.3. Контроль за виконанням у встановлені терміни протокольних доручень щотижневих апаратних нарад покладається на спеціаліста, відповідального за ведення діловодства.

8.1.4. У разі проведення нарад та засідань керівниками відділів РАЦС, ДВС відповідальність за виконання доручень, даних під час наради несе керівник, який проводив нараду, засідання, він же і організовує контроль за своєчасним виконання доручень.

8.1.7.Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції начальника Управління на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем.

8.1.8. Відповідальність за виконання доручень, наданих у резолюції начальника Управління у зв’язку з критичними виступами у засобах масової інформації на адресу начальника Управління, його заступників структурних підрозділів, несе посадова особа, якій надано доручення.

Контроль за виконанням таких доручень у встановлені терміни здійснюють посадові особи, визначені в резолюції начальника Управління.

8.1.9.Відповідальність за виконання разових доручень начальника Управління несе безпосередньо посадова особа, якій надано доручення.

8.1.10. Посадова особа, яка відповідає за виконання документа, визначається у тексті цього документа або у резолюції до нього. Якщо документ виконується кількома особами, відповідальною за організацію виконання є особа, зазначена в переліку першою.

8.1.11. Кожної п’ятниці спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства, подає начальнику Управління інформацію про невиконані завдання, терміни виконання яких, визначені наказами ГУЮ у Полтавській області, Кременчуцького МУЮ, його начальником (заступниками), протокольними дорученнями щотижневих апаратних нарад, минули, інформацію про невиконані документи, що надійшли з ГУЮ у Полтавській області.

8.1.12. Відповідальність за виконання планів роботи несуть керівники структурних підрозділів та спеціалісти Управління.

Контроль за виконанням планів роботи здійснює спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства

8.1.13. Кореспонденція, яка надходить на адресу Управління, проходить обов’язкову реєстрацію відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

Посадова особа, відповідальна за ведення діловодства, несе відповідальність за правильність реєстрації, документування і контроль дотримання порядку проходження усієї вхідної та вихідної документації.

8.1.14. Після реєстрації та відповідного документального оформлення кореспонденції здійснюється її попередній розгляд керівником Управління або керівниками структурних підрозділів.

У випадку відсутності начальника Управління з причин відрядження, відпустки, хвороби тощо, вхідну кореспонденцію розглядає особа, яка виконує обов’язки начальника.

8.1.15. Резолюція керівника або особи, яка його заміщує, повинна складатися з таких частин:

  • прізвище особи або осіб, яким направляється документ для виконання або використання в роботі (при цьому основний виконавець значиться першим);
  • коротке формулювання суті заходів, яких необхідно вжити при виконанні вимог документа;
  • дата розгляду;
  • термін виконання.

8.1.16. На документі не повинно бути більше однієї резолюції. У випадку, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа, спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства, готує окремі доручення із зазначенням конкретних завдань, термінів і виконавців.

8.1.17. Резолюція начальника Управління є обов’язковою для виконання.

8.1.18. Документи з контрольними термінами ставляться на контроль, який триває до повного виконання вимог, вказаних в документі, та направляються у структурні підрозділи, спеціалістам на виконання. Якщо документ не має конкретних термінів виконання і не містить обов’язків для реалізації заходів, він направляється для відома.

8.1.19. Для забезпечення контролю за виконанням рішень апаратних та оперативних нарад, доручень начальника Управління, постанов колегій спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства:

  • вносить дані до Журналу обліку контрольних доручень;
  • проводить перевірки фактичного виконання працівниками вищезазначених завдань.

8.2. Організація контролю за виконанням документів

8.2.1. Виконавець, вказаний у резолюції першим, зобов?язаний організувати реалізацію вимог документів іншими посадовими особами, прізвища яких значаться у резолюції. На нього покладається також обов?язок узагальнення та інформування органу чи особи, від яких надійшов документ.

Інші посадові особи, прізвища яких значаться у резолюції, повинні організувати роботу щодо подання пропозицій першому (основному) виконавцю не пізніше, ніж за два дні до настання терміну виконання.

У разі, якщо документ потребує термінового виконання, співвиконавці повинні надавати пропозиції першому (основному) виконавцю протягом встановленого терміну.

Відповідальність за якісне та своєчасне виконання документа в однаковій мірі несуть всі посадові особи, визначені в резолюції, в частині компетенції структурного підрозділу, який бере участь у виконанні зазначеного документу.

8.2.2. Після виконання контрольного завдання та остаточного вирішення усіх питань, порушених у документі, він (документ) надається виконавцем у день виконання документа посадовій особі, відповідальній за ведення діловодства, разом із копією листа – відповіді або іншого документа, що підтверджує його виконання.

8.2.3. Підставою для зняття документу з контролю є:

  • повна реалізація вказаних у документі заходів;
  • надання вичерпної інформації про цей акт органу або особі, яка надіслала документ;
  • передача документа у встановленому порядку на виконання іншому структурному підрозділу.

8.2.4. Документ вважається виконаним, якщо виконано всі пункти доручень. Датою виконання доручення, завдання є дата відправки документа чи дата відповіді керівництву про їх виконання з відміткою керівника про зняття з контролю.

8.2.5. Доручення, визначені у листах Міністерства юстиції України, ГУЮ у Полтавській області повинні виконуватися протягом зазначеного в дорученні терміну.

8.2.6. Конкретний термін виконання документів встановлюється в тексті або в резолюціях начальника та його заступників. У випадку, коли термін виконання документа не встановлено, завдання, визначене ним, повинно бути виконане не пізніше одного місяця від дня його підписання (для внутрішніх документів), а для вхідної кореспонденції - не пізніше місяця з дня реєстрації та не пізніше термінів, визначених в п. 4.9.1. Примірної інструкції з діловодства.

8.2.7. Продовження терміну виконання документів здійснюється не пізніше, ніж за три дні до закінчення встановленого терміну їх виконання.

Про продовження термінів виконання документів більш, ніж на один місяць, повідомляється відповідний кореспондент. У разі перенесення терміну виконання документа керівник доводить новий термін до відома посадової особи, яка контролює термін виконання цього документа.

8.2.8. У випадку, коли резолюція передбачає ознайомлення з документом, що надійшов, керівників структурних підрозділів або працівників Управління юстиції, відповідальний виконавець здійснює ознайомлення вказаних осіб що засвідчується їх підписами.

8.2.9. У випадку, якщо терміни виконання документів не вказані ні в резолюції, ні в самому документі, беруться до уваги терміни, передбачені відповідним розділом Інструкції з діловодства.

8.2.10. Посадова особа, відповідальна за ведення діловодства, щотижнево на апаратних нарадах надає керівнику Управління та керівникам відділів РАЦС, ДВС переліки–нагадування про невиконані контрольні завдання, терміни виконання яких встановлені до кінця поточного тижня, а також інформацію станом на поточну дату про невиконані у встановлені терміни завдання, визначені дорученнями керівництва ГУЮ у Полтавській області, Управління, наказами.

8.2.11. Якщо вирішення питань не відноситься до компетенції Управління, структурних підрозділів, на вирішення якого надійшов документ, то такий документ передається для виконання за належністю згідно резолюції начальника Управління шляхом проставлення відповідної відмітки на документі.

8.2.12. Зняття з контролю невиконаних завдань, визначених наказами Управління, дорученнями начальника ГУЮ у Полтавській області, Управління належить до виключної компетенції начальника Управління (особі, яка його заміщує) за вмотивованою довідкою виконавця.

8.2.13. Прийняття рішень про продовження термінів виконання контрольних завдань, визначених наказами ГУЮ у Полтавській області, Управління є виключною компетенцією начальника Управління.

8.2.14. За невиконання у встановлені терміни контрольних завдань без поважних причин їх виконавці підлягають депреміюванню відповідно до Положення про преміювання. Підставою для підтвердження причин невиконання у встановлені терміни контрольних завдань є доповідна записка виконавця на ім?я начальника Управління з відповідною його резолюцією.


9. Службові ритуали і службовий етикет


9.1. Службові ритуали - це урочисті церемонії, які здійснюються у повсякденних умовах чи у час святкових урочистостей та в інших випадках.

9.2. До службових ритуалів відносяться:

  • прийняття Присяги;
  • урочисті збори.

9.3. Службові ритуали здійснюються згідно сценаріїв, які затверджуються начальником Управління.

9.4. Службовий етикет - це сукупність норм і правил службового спілкування, які визначені принципами державної служби та етикою поведінки державного службовця.

9.5. Кожен працівник Управління дотримується Загальних правил поведінки службовця, затверджених наказом Головного Управління державної служби України від 23.10.2000 № 58 (Зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 07.11.2000 за № 783/5004).

При прийнятті на державну службу державний службовець знайомиться з цими правилами, про що робиться письмове засвідчення в його особовій справі.

9.6. Працівник Управління:

повинен дбати про позитивний імідж та авторитет Управління юстиції,




«    Січень 2018    »
ПнВтСрЧтПтСбНд
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
 

Реформи Міністерства юстиції України

Важливо
Зв'яжіться з нами по скайпу
Skype: ypravlenie.ysticii
Відео про безоплатну юридичну допомогу

Камера відеоспостереження у реєстраційній службі Кременчуцького міського управління юстиції