За минулий тиждень в місті зареєстровано 12 шлюбів, 6 розлучень, 54 народження (хлопчиків – 32, дівчаток – 22), 59 померлих

3. Підготовка та проведення нарад і семінарів Управління


Наради є організаційно-правовою формою роботи Управління, що спрямована на вивчення особливо важливих та складних питань державного Управління, забезпечення підвищення якості підготовки рішень.

Відповідно до призначення наради поділяються на:

  • апаратні (в зазначений час);
  • оперативні (для вирішення конкретних питань та термінових доручень);
  • цільові (для розгляду заздалегідь запланованих питань);
  • спільні міжвідомчі (за участю представників місцевих органів самоврядування, територіальних органів міністерств, відомств тощо).

Наради проводяться начальником Управління, заступниками начальника Управління або, за їх вказівкою, іншими працівниками Управління.

3.1. Проведення апаратних нарад:

3.1.1. Порядок проведення апаратної наради формується відповідно до обставин, які склалися на день проведення засідання та згідно орієнтовного плану проведення щотижневих нарад на квартал.

Доповідні записки (довідки) з питань, що виносяться на розгляд на апаратну нараду, подаються щочетверга спеціалістом, відповідальним за підготовку питання, спеціалісту Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю.

Якщо питання, винесене на розгляд, не підготовлено, або довідка не надана у визначений термін, спеціаліст Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю подає доповідну записку начальнику Управління.

3.1.2. Апаратна нарада проводиться начальником Управління (або за його дорученням одним із заступників) щотижнево (щопонеділка).

3.1.3. В апаратних нарадах беруть участь:

  • начальники відділів РАЦС, ДВС а у разі їх відсутності – виконуючі обов’язки;
  • завідуючі державними нотаріальними конторами у І понеділок кожного місяця, а за їх відсутності – виконуючі обов’язки.

У разі необхідності, за вказівкою начальника Управління на нараду можуть бути запрошені інші працівники.

Перелік питань, які виносяться на розгляд апаратних нарад, складається спеціалістом Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю, за пропозиціями структурних підрозділів Управління щоквартально. Пропозиції щодо переліку питань подаються до 20 числа останнього місяця кварталу.

3.1.4. Підготовку протоколів апаратних нарад начальника Управління та контроль за виконанням протокольних доручень апаратних нарад здійснює спеціаліст Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю.

Доручення оформляються протокольно і доводяться структурним підрозділам Управління не пізніше наступного дня після проведення апаратної наради за підписом спеціаліста Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю, або посадової особи, яка його заміщує.

Рішення апаратних та оперативних нарад, доручення начальника Управління знімаються з контролю після їх фактичного виконання, яке підтверджується усно (або у разі необхідності – службовою запискою, яка подається спеціалісту Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю за 1 день до встановленого терміну).

3.1.5. Контроль за якісним та своєчасним виконанням рішень та доручень нарад покладається, відповідно до напрямків роботи, на заступників начальника Управління - начальників відділів РАЦС, ДВС та завідуючих державними нотаріальними конторами, спеціаліста Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю.

3.1.6. При невиконанні в установлені терміни доручень апаратних нарад щопонеділка спеціалістом Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю надається інформація начальнику Управління.

3.2. Порядок проведення нарад заступниками начальника - начальниками відділів РАЦС, ДВС визначається ними самостійно за погодженням із начальником Управління.

Підготовку цих нарад здійснюють заступники начальника Управління, які повинні обов’язково визначити працівника, який веде протокол.

Коло службових осіб, запрошених на такі наради, визначається відповідним керівником, з ініціативи якого вони проводяться.

3.3. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок та звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається начальником Управління, а в разі відсутності – особою, яка виконує його обов?язки.

3.4. Для організації навчання та методичних консультацій начальника Управління, його заступників – начальників відділів РАЦС, ДВС та спеціалістів органів юстиції проводяться семінари.

3.5. Дата, тема та порядок (регламент) проведення семінарів визначаються начальником Управління (його заступниками).

В такому ж порядку визначається контингент працівників, які мають брати участь у семінарах. Вказані документи подаються на затвердження не пізніше ніж за 10 днів до початку семінару.

3.6. Організація проведення нарад та семінарів покладається на відділи Управління, які проводять семінар чи нараду (по напрямкам діяльності).

3.7. На позапланових оперативних нарадах розглядаються питання, пов'язані з виконанням працівниками службових обов'язків, фактами порушення виконавської та трудової дисципліни щодо недоліків в організації роботи з окремих питань діяльності органів юстиції; поточні питання, які потребують термінового колегіального обговорення та вирішення.

3.7.1. Для підготовки конкретного матеріалу начальник Управління в усній чи письмовій формі дає відповідне розпорядження конкретному виконавцю.

3.7.2. Визначений працівник повинен здійснити належну попередню підготовку матеріалу, необхідного для розгляду питання на нараді :

  • провести аналіз проведеної роботи , її достатності;
  • продумати пропозиції щодо заходів, які доцільно запропонувати для спільного обговорення.

3.7.3. По результатам попередньої підготовки працівник, відповідальний за підготовку питання, готує матеріали, які подаються спеціадісту Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю не пізніше, ніж за 3 дні до проведення наради:

  • план проведення ( регламент) наради;
  • довідку та інші матеріали, необхідні для розгляду питання ( доповідні записки, пояснення, копії наказів та інш.);
  • список запрошених осіб.

Спеціаліст Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю подає підготовлені матеріали начальнику Управління.

3.7.4.Відповідальність за своєчасність подання матеріалів на розгляд начальнику Управління покладається на працівника чи структурний підрозділ Управління, визначений відповідальним за підготовку матеріалів. Спеціаліст Управління, який відповідає за ведення діловодства, організаційної роботи та контролю здійснює контроль за виконанням цієї роботи.

3.8. Організація методичних навчань працівників Управління

3.8.1. З метою підвищення ефективності роботи Управління, структурних підрозділів, підвищення кваліфікації працівників Управління проводиться методичне навчання в останній четвер кожного місяця.

3.8.2. Пропозиції до тематичного плану проведення методичного навчання готуються спеціалістами Управління та затверджується навальником Управління в термін, встановлений до підготовки та затвердження плану роботи Управління на півріччя.


4. Складання та оформлення документів Управління


4.1. Порядок розробки розпорядчих документів Управління

4.1.1. У межах своїх повноважень на основі та на виконання актів законодавства Управління видає накази, окремі доручення, організовує і контролює їх виконання.

4.1.2. В окремих дорученнях керівника Управління обов’язково вказується структурний підрозділ (окремий працівник), на якого покладається контроль за виконанням такого доручення.

4.1.3. Підготовка проектів наказів (окремих доручень) здійснюється відповідно до чинного законодавства та Примірної інструкції з діловодства в Кременчуцькому міському управлінні юстиції.

4.1.4. Проекти наказів погоджуються зі структурними підрозділами, до компетенції яких відносяться завдання, визначені документом.

4.2.Загальні вимоги при складанні та узгодженні розпорядчих документів Управління

4.2.1. Проекти наказів розробляються керівниками структурних підрозділів Управління, спеціалістами Управління за дорученням начальника Управління у визначені терміни.

Наказ підписується начальником Управління.

4.2.2. Зміни до наказів Управління вносяться тільки наказами Управління.

Скасування, зміна раніше виданих наказів, окремих доручень погоджується із заступниками начальника - Управління - начальниками відділів РАЦС, ДВС з ініціативи яких розроблялись ці документи на підставі повного виконання наказів, доповідних записок.

4.2.3. Проекти наказів, які оформлені з порушенням вимог чинного законодавства, Регламенту роботи Управління, Примірної інструкції, не приймаються до візування та повертаються на доопрацювання відповідному структурному підрозділу або спеціалісту Управління.

4.2.4. Проекти наказів, окремих доручень начальника Управління, що подаються на погодження відповідними структурними підрозділами, розглядаються та повертаються розробнику протягом одного робочого дня, а у разі наявності зауважень – разом із зауваженнями.

4.2.5. Проект наказу обов?язково візується особою, яка розробляла проект.

4.2.6. Накази Управління набувають чинності з моменту їх підписання або в інший термін, передбачений безпосередньо у відповідному наказі.

4.3. Оформлення вихідних документів Управління

4.3.1. Для складання службових документів в управлінні використовується папір форматів А 3, А 4, А 5.

4.3.2. Всі службові документи повинні викладатися стисло, грамотно і зрозуміло, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. На документі, текст якого перевищує чотири рядки, обов?язково вказується заголовок, що відповідає його змісту. Текст документа, надрукований на папері формату А 5, може складатися без заголовка.

4.4. Порядок розробки та затвердження положення про відділи Управління

4.4.1. Положення про структурні підрозділи розробляються усіма структурними підрозділами.

В них повинні бути визначені та конкретизовані головні завдання і функції структурного підрозділу, права і відповідальність його керівника, працівників, взаємовідносини з іншими підрозділами, питання охорони праці.

4.4.2. Положення про відділ є основним документом, що регламентує всі сторони його діяльності, сектору щодо виконання поставлених завдань.

4.4.3. Положення про відділ повинно включати такі розділи:

  • ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
  • ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ І ФУНКЦІЇ
  • ПРАВА ВІДДІЛУ
  • ОРГАНІЗАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДДІЛУ
  • МАЙНО І КОШТИ
  • КОНТРОЛЬ І ПЕРЕВІРКА ДІЯЛЬНОСТІ
  • СТАТУС
  • ЮРИДИЧНА АДРЕСА

4.4.4. Положення про відділ підписується керівником відділу.

4.4.5. Положення затверджується наказом Управління.

4.4.6. Положення переглядається у разі зміни назви або організаційної структури підрозділу, при доповненні завдань, функцій, прав, обов?язків, відповідальності працівників структурного підрозділу та в інших випадках.

Працівники структурного підрозділу ознайомлюються з Положенням про відділ, Управління, про що ними робиться відповідна відмітка.

4.4.7. Положення зберігається у відповідному структурному підрозділі, у спеціаліста, відповідального за ведення кадрової роботи (оригінал).

4.4.8. Посадові інструкції працівників розробляються виходячи з вимог, що пред?являються до певної посадової особи та розподілу обов?язків між працівниками структурного підрозділу, та затверджуються наказом начальника Управління.

Посадова інструкція надається працівнику при призначенні на посаду під розпис.


5. Організація розгляду та проходження документів


5.1. Реєстрація, розгляд та проходження документів Управлінні здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України, затвердженої наказом Міністра юстиції України № 4/5 від 04.01.1998р., та Інструкції з діловодства Кременчуцького міського Управління юстиції, затвердженої відповідним наказом Управління юстиції (за винятком особливостей, встановлених цим Регламентом).

5.2. На розгляд начальнику Управління (або особі яка тимчасово виконує його обов'язки) подаються документи, які надходять від:

  • Міністерства юстиції України, начальника Головного управління юстиції у Полтавській області, його заступників, начальників відділів обласного управління юстиції;
  • керівників органів центральної виконавчої влади;
  • депутатські запити та звернення народних депутатів України;
  • голови та заступників голови міської та районних рад м. Кременчука;
  • керівників та заступників правоохоронних органів, організацій і місцевих органів влади (центрального, обласного, міського підпорядкування);
  • Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни;
  • накази, постанови колегій, рішення апаратних та оперативних нарад, доручень Головного управління юстиції у Полтавській області;
  • депутатів міської та районних рад;
  • керівників (і їх заступників) підприємств, установ, громадських організацій, благодійних фондів, тощо;
  • посвідчення про відрядження;
  • документи майнового, грошового, розрахункового характеру, які стосуються основних фондів, оборотних засобів, звіти;
  • доручення, листи, вказівки, начальника і заступників начальника обласного управління юстиції;
  • листи та документи, що стосуються основної діяльності Управління та носять інформаційно-роз'яснювальний характер;

5.3. Документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру, які породжують виникнення або ліквідацію правовідносин з Управлінням юстиції, звіти до Головного управління юстиції у полтавській області.

5.4. Інші найбільш важливі документи, які мають (містять) нормативно-правовий характер і стосуються діяльності Управління юстиції в цілому.

5.5. Листи (телефонограми, факсограми та ін.) на адресу міського Управління юстиції, що містять вказівки загальнообов'язкового характеру, встановлюють контрольні завдання, завдання про надання даних різного характеру, про проведення перевірок, узагальнень і аналізів, проведення нарад, семінарів, непередбачених планами роботи Управління юстиції або окремим наказом, підписує начальник Управління.

5.6. Спеціалісти Управління юстиції підписують:

  • доповідні записки, пропозиції, документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в управлінні юстиції;
  • документи, виконані по завданню керівництва Управління.

5.7. Розгляд документів керівництвом Управління здійснюється, як правило, в день їх надходження. На документи накладаються резолюції з конкретними вказівками, визначаються виконавці, зміст доручення, термін виконання та ставиться дата й підпис керівника.

5.8. Завдання, що містить резолюція, повинно бути реальним та зрозумілим для виконавця, а термін, що встановлюється, - достатнім для якісного виконання.

5.9. В разі необхідності внесення змін до доручення питання вирішується керівником, про що робиться відмітка на документі не пізніше, ніж у триденний строк із дня отримання документа.

5.10. Основний виконавець доручення визначається відповідно до п.7.1.3 Інструкції з діловодства.

5.11. Керівник структурного підрозділу, визначений головним виконавцем, після отримання доручення доводить його до відома співвиконавців та ставить перед ними чіткі завдання (службовою запискою, нагадуванням тощо) із визначенням змісту, форми та термінів подання матеріалів.

5.12. При визначенні керівника структурного підрозділу основним виконавцем або співвиконавцем завдання, що не відповідає функціям підрозділу, порушується питання про зміну виконавця перед посадовою особою, яка дала це доручення.

5.13. При зміні (за клопотанням керівника структурного підрозділу) резолюції керівництва Управління стосовно основного виконавця або терміну виконання доручення, - інформація доводиться до відома спеціаліста, відповідального за ведення діловодства.

5.14. Якщо завдання з об'єктивних причин не може бути виконано у визначений строк, керівник Управління продовжує термін виконання (якщо цей термін встановлено не вищим органом державної влади, ГУЮ у Полтавській області) на підставі завізованої виконавцем доповідної записки.

5.15. Діловодство та листування в межах України ведеться, згідно з діючим законодавством, державною мовою.


6. Порядок розгляду письмових звернень та організація особистого прийому громадян Управлінням


6.1. Письмові та усні звернення громадян (пропозиції, заяви, скарги) розглядаються відповідно до вимог Законом України “Про звернення громадян” від 02.10.1996 зі змінами, Інструкцією про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян в Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління”, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України №26/5 від 18.03.2004 із змінами і доповненнями;Указом Президента України “Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування” від 07.02.2008 № 109/2008; Законом України “Про статус народного депутата України ” Постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 р. N 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади », іншими нормативними актами, що регулюють питання розгляду звернень громадян.

6.2. Для здійснення контролю за станом розгляду звернень громадян усі звернення, які надходять до управління та його структурних підрозділів – відділів РАЦС та ДВС, державних нотаріальних контор, реєструються централізовано через Кременчуцьке міське управління юстиції.

6.3.Якщо питання, порушені у зверненні, одержаному Управлінням, не входять до кола його повноважень, то таке звернення в термін не більше п?яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється останній.

6.4. Забороняється направляти звернення громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

6.5. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, авторство якого встановити неможливо, вважається анонімним і розгляду не підлягає.

6.6. Звернення, крім тих, для яких встановлений інший порядок розгляду, розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, заступник начальника Управління, відповідно до розподілу функціональних обов?язків, за вмотивованою довідкою виконавця продовжує термін його розгляду, про що повідомляється особа, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

6.7. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Соціалістичної Праці, інвалідів Великої вітчизняної війни розглядаються особисто начальником, а за його відсутності – особою, яка виконує його обов?язки.

6.8. Особистий прийом громадян проводять начальник Управління юстиції, а у разі його відсутності – особа, яка його заміщує.

Дні та години визначаються графіком, який затверджується начальником Управління юстиції. Під час особистого прийому громадян необхідно розглянути питання по суті, надати відповідно до чинного законодавства обгрунтоване роз?яснення та забезпечити усунення помилок і порушень при їх наявності.

Виїзні прийоми громадян (за місцем їх проживання або роботи) проводять згідно затвердженого графіку начальником Управління.

6.9. Прийом громадян спеціалістами Управління з правових питань здійснюється :

  • щовівторка з 10.00.-12.00.
  • щовівторка з 15.00.-17.00.
  • щочетверга з 14.00.-17.00.

Прийом громадян з питань реєстрації та легалізацій структурних утворень політичної партії, благодійних організацій та інших об'єднань громадян здійснюється в прийомні дні:

  • понеділок - з 14.00 до 17.00;
  • четвер - з 14.00 до 17.00;

Для відділів РАЦС прийомні дні понеділок-середа (крім реєстрація смерті).

Прийом громадян керівництвом Управління здійснюється згідно графіку, затвердженого наказом начальника Управління.

6.10. У тих випадках, коли для вирішення поставлених питань необхідно провести спеціальну перевірку, одержати додаткові матеріали або вжити інші заходи, громадяни повинні залишити письмове звернення.

Відповіді на звернення, подані на особистому прийомі, надаються за підписом особи, яка проводила особистий прийом.

6.11. Письмові звернення громадян, що надійшли під час особистого прийому, передаються до посадової особи, якій доручено його розгляд разом з іншими дорученнями. Їх реєстрація та облік проводиться відповідно до встановленого порядку.

6.12. Попередній запис громадян на особистий прийом керівництвом Управління юстиції не проводиться

Облік особистого прийому громадян керівником Управління юстиції ведеться в Журналі особистого прийому громадян.

6.13. Контроль за дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому рішень здійснюється спеціалістом, який відповідає за організацію роботи зі зверненнями громадян.

6.14. Усі письмові звернення громадян не рідше одного разу на квартал узагальнюються та аналізуються.

Результати аналізу є предметом розгляду на оперативних нарадах Управління.


7. Організація зовнішніх зв’язків Управління


7.1. Організація зовнішніх зв?язків Управління здійснюється за такими напрямами: зв?язки із органами місцевого самоврядування та виконавчої влади регіону, зв?язки із засобами масової інформації, зв?язки із неурядовими організаціями.




«    Січень 2018    »
ПнВтСрЧтПтСбНд
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
 

Реформи Міністерства юстиції України

Важливо
Зв'яжіться з нами по скайпу
Skype: ypravlenie.ysticii
Відео про безоплатну юридичну допомогу

Камера відеоспостереження у реєстраційній службі Кременчуцького міського управління юстиції